Tijdens ieder blok wordt voor eerste- en tweedejaars vakken binnen de bachelor Informatica een klankbordbijeenkomst georganiseerd. Hiermee wordt de mogelijkheid geboden aan studenten om nog tijdens het vak feedback te geven aan de coördinator, en kan deze direct worden besproken.
Klankbordgroepbijeenkomsten worden ingeroosterd door de opleiding, en voor Informaticavakken zijn deze terug te vinden in het rooster op Datanose. Daarnaast ontvangt de secretaris periodiek een mail over ingeplande klankborden, die deze vervolgens in de gedeelde kalender zet en de datum updatet in het sheet Planning Klankborden. OC-leden — bij voorkeur van de bachelor Informatica — vullen vervolgens in dit sheet hun naam in bij de klankborden waarbij zij aanwezig kunnen zijn en plaatsen hun naam in blokhaken achter de titel van het evenement in de kalender.
In het collegejaar 2019-2020 worden tweedejaars studenten die toegewezen zijn aan het klankbord gevraagd om vóór de bijeenkomst een document te sturen naar de mailinglist van de OC met de punten die binnen hun AVI-groep zijn besproken. Neem deze door, en stuur indien van toepassing tijdens het klankbord het gesprek naar de belangrijke punten zodat hier genoeg aandacht aan wordt besteed. Indien deze aanpak bevalt wordt deze vanaf collegejaar 2020-2021 eventueel uitgebreid naar eerstejaars studenten.
Bij het eerste kwartier van de klankbordgroepbijeenkomst is de coördinator van het vak nog niet aanwezig. In dit kwartier kunnen studenten gevoeligere onderwerpen aandragen, die indien nodig vervolgens door het OC-lid kunnen worden voorgedragen bij de coördinator. Het doel hiervan is echt om gevoelige zaken makkelijker bespreekbaar te maken, probeer dit dus te beperken tot onderwerpen waarbij dit echt nodig is en geef anders aan dat het beter in het bijzijn van de coördinator kan worden besproken.
Indien er belangrijke punten naar voren zijn gekomen in het eerste kwartier, kun je het beste hiermee beginnen zodat hiervoor genoeg tijd kan worden genomen. Verder is de structuur van een klankbord redelijk vrij. Als je merkt dat het klankbord stroef verloopt kun je eventueel de volgende onderwerpen aansnijden:
Het is handig om, ook wanneer je niet zelf de leiding neemt, in de notulen de genoemde punten te sorteren op onderwerp.
Tijdens het klankbord is de belangrijkste taak van het aanwezige OC-lid het opnemen van de notulen. De notulen bevorderen het bespreken van de evaluaties door de OC en maken het mogelijk om de ervaring van studenten uit verschillende cohorten te vergelijken. Neem in de notulen de meningen van zowel de studenten als de docent zo veel mogelijk neutraal en onaangepast op, en noteer conclusies die worden gedaan aan de hand van de discussie. Na afloop van het klankbord plaatst het aanwezige OC-lid de notulen in de RESEARCHdrive in de map "OC Informatica Intern/Klankbord notities/2019-2020/OC". Hanteer als bestandsnaam het formaat "KBG Naam Vak 20XX", en prefereer PDF-bestanden. Mail de notulen ook naar de coördinator.